Arbitragekosten
Bookstore
Contact
HomeIII. 2.2.b. Reglement
U kan hier het reglement 
downloaden
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Toepassingsgebied
1. Afdeling III is van toepassing op geschillen tussen partijen die een schriftelijke overeenkomst sloten om hun geschil via mini-trial te beslechten.
2. Deze mini-trial overeenkomst kan het voorwerp uitmaken van een beding in een contract of kan na het ontstaan van het geschil worden gesloten.
Artikel 2 Terminologie
1. De voorzitter van het mini-trial comité heeft de taak om de partijen ertoe te brengen een akkoord te ondertekenen dat een einde maakt aan hun geschil. Dit akkoord tracht hij tot stand te brengen via overleg met zijn bijzitters.
2. De bijzitter is de door iedere partij aangewezen hooggeplaatste verantwoordelijke, die de taak heeft om, in naam en voor rekening van de partij die hem aangewezen heeft en onder leiding van de voorzitter van het mini-trial comité, tot een akkoord te komen over het gerezen geschil. De bijzitter kan het ondernemingshoofd zelf of een hoger kaderlid van de partij die hem aanwijst zijn, maar eveneens een derde, zoals een advocaat of iedere andere vertrouwenspersoon aan wie de partij de bevoegdheid verleent om haar te verbinden.
Artikel 3 Plicht tot geheimhouding van de leden van het mini-trial comité, de partijen en de raadslieden
1. De leden van het mini-trial comité, de partijen en hun raadslieden zijn tot geheimhouding verplicht.
2. In geen geval mag, in een arbitrale of gerechtelijke procedure, gewag worden gemaakt van wat is gedaan, gezegd of geschreven met het oog op het bereiken van een akkoord dat uiteindelijk niet werd bereikt.
HET INLEIDEN VAN DE PROCEDUREArtikel 4 Verzoek tot mini-trial
1. De partij die een beroep wenst te doen op de mini-trial overeenkomstig het CEPINA-reglement, dient daartoe een verzoek tot mini-trial in bij het Secretariaat.
Het verzoek tot mini-trial bevat onder meer de volgende gegevens:
a) naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres en in voorkomend geval het BTW-nummer van ieder der partijen;
b) een uiteenzetting over de aard en de omstandigheden van het geschil, dat aan de vordering ten grondslag ligt;
c) het onderwerp van de vordering, een samenvatting van de ingeroepen middelen en, indien mogelijk, een raming van de gevorderde bedragen;
d) de naam, voornaam, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer van de bijzitter die de eiser aanduidt om te zetelen in het mini-trial comité;
e) aanwijzingen betreffende de zetel en de taal van de mini-trial en de toepasselijke rechtsregels.
Het verzoek moet vergezeld zijn van een kopie van de gesloten overeenkomsten en alleszins van de mini-trial overeenkomst, van de algemene of bijzondere volmacht van de bijzitter, van de briefwisseling tussen de partijen en van alle overige nuttige stukken.
Het verzoek tot mini-trial en de bijlagen bij dit verzoek moeten ingediend worden in vier exemplaren.
2. De eiser moet bovendien bij het verzoek tot mini-trial het bewijs voegen van de kennisgeving van het verzoek en de bijlagen hiertoe aan de verweerder.
3. De mini-trial wordt geacht aan te vangen op de dag waarop het Secretariaat zowel het verzoek tot mini-trial en de bijlagen bij het verzoek, als de betaling van de registratiekosten zoals bepaald in artikel 2 bijlage I.II heeft ontvangen. Het Secretariaat bevestigt de aanvangsdatum van de mini-trial aan de partijen.
(Gewijzigd bij beslissing van de algemene vergadering van CEPINA op 13 juni 2007)
Artikel 5 Beantwoording van het verzoek tot mini-trial en het instellen van een tegenvordering
1. Binnen een termijn van eenentwintig dagen na de aanvangsdatum van de mini-trial moet de verweerder zijn antwoord op het verzoek tot mini-trial bij het Secretariaat indienen.
Het antwoord bevat onder meer de volgende gegevens:
a) naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres en in voorkomend geval het BTW-nummer van de verweerder;
b) zijn commentaar betreffende de aard en de omstandigheden van het geschil, dat aan de vordering ten grondslag ligt;
c) zijn standpunt over de onderdelen van de vordering, zijn eventuele voorstellen en eigen aanspraken;
d) de naam, voornaam, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer van de bijzitter die de verweerder aanduidt om te zetelen in het mini-trial comité;
e) zijn houding betreffende de zetel en de taal van de mini-trial en de toepasselijke rechtsregels.
Het antwoord moet vergezeld zijn van de algemene of bijzondere volmacht van de bijzitter en van alle overige nuttige stukken.
Het antwoord en de bijlagen bij dit antwoord moeten ingediend worden in vier exemplaren.
2. De verweerder moet bovendien bij het antwoord het bewijs voegen van de kennisgeving, binnen dezelfde termijn van eenentwintig dagen, van het antwoord en bijlagen hiertoe aan de eiser.
3. Elke tegenvordering geformuleerd door een verweerder, moet samen met het antwoord op het verzoek tot mini-trial gebeuren en moet onder meer volgende gegevens bevatten:
a) een uiteenzetting over de aard en de omstandigheden van het geschil, dat aan de tegenvordering ten grondslag ligt;
b) het voorwerp van de tegenvordering en, indien mogelijk, een raming van de gevorderde bedragen.
4. Op gemotiveerd verzoek van de verweerder of zelfs ambtshalve, kan het Secretariaat de in lid 1 bepaalde termijn verlengen.
Artikel 6 Ontbreken van een klaarblijkelijke mini-trial overeenkomst
Bij gebrek aan een klaarblijkelijke mini-trial overeenkomst, kan geen mini-trial plaatsvinden, indien de verweerder niet binnen de in artikel 5 voorgeschreven termijn van eenentwintig dagen zijn antwoord op het verzoek tot mini-trial indient of indien hij de mini-trial overeenkomstig het CEPINA-reglement betwist.
Artikel 7 Gevolgen van de mini-trial overeenkomst
1. Indien de partijen overeenkomen een beroep te doen op de mini-trial overeenkomstig het CEPINA-reglement, onderwerpen zij zich aan het reglement, met inbegrip van de bijlagen, dat van kracht is op het ogenblik van de aanvangsdatum van de mini-trial, tenzij zij uitdrukkelijk overeenkomen om zich te onderwerpen aan het reglement van toepassing op het tijdstip van de totstandkoming van de mini-trial overeenkomst.
2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, verloopt de procedure in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement.
3. De voorzitter van het mini-trial comité kan, indien hij dit nodig acht en na overleg met zijn bijzitters, van de in dit reglement vastgelegde procedure afwijken.
Artikel 8 Schriftelijke kennisgevingen of mededelingen en termijnen
1. Het verzoek tot mini-trial, het antwoord op het verzoek tot mini-trial, de memories of conclusies en de benoeming van het mini-trial comité kunnen geldig gebeuren door afgifte tegen ontvangstbewijs, per aangetekende brief, per koerier, per telefax of door ieder ander telecommunicatiemiddel dat toelaat een bewijs van verzending te bekomen. Alle andere kennisgevingen of mededelingen gedaan ter uitvoering van dit reglement kunnen geldig gebeuren door iedere andere vorm van schriftelijke communicatie.
Indien een partij vertegenwoordigd wordt door een raadsman, gebeuren de kennisgevingen en mededelingen aan deze laatste, tenzij deze partij anders verzoekt.
De kennisgevingen of mededelingen zijn geldig als zij verstuurd zijn aan het laatst bekende adres van de bestemmeling, zoals dit meegedeeld werd door de bestemmeling zelf of, desgevallend, door de tegenpartij.
2. Een kennisgeving of een mededeling, verricht in overeenstemming met lid 1, wordt geacht te zijn gedaan wanneer zij werd ontvangen of zou moeten ontvangen zijn door de partij zelf, haar vertegenwoordiger of haar raadsman.
3. De in dit reglement bepaalde termijnen beginnen te lopen op de dag na die waarop een kennisgeving of mededeling overeenkomstig het voorgaande lid geacht wordt gedaan te zijn. Indien de laatste dag van de verleende termijn een officiële feestdag is of geen werkdag is in het land waar de kennisgeving of mededeling moet worden gedaan, verstrijkt de termijn aan het eind van de eerstvolgende werkdag.
Een kennisgeving of mededeling die in overeenstemming met lid 1 van dit artikel verzonden werd vóór of op de laatste dag van de toegekende termijn, wordt geacht tijdig ingediend te zijn.
Artikel 9 Gerechtelijke of arbitrale procedures
1. De partijen verbinden zich ertoe om, gedurende de mini-trial procedure met betrekking tot het geschil dat geheel of gedeeltelijk aan de voorliggende procedure onderworpen is, geen gerechtelijke noch arbitrale procedure in te leiden of voort te zetten, behoudens ten bewarende titel.
2. Niettegenstaande het bepaalde in het eerste lid van dit artikel, kunnen de partijen zich tot de rechter of de arbiter wenden voor het vorderen van voorlopige of bewarende maatregelen. Zij zien hierdoor niet af van de mini-trial.
HET MINI-TRIAL COMITÉArtikel 10 Algemene bepalingen
1. Uitsluitend personen die onafhankelijk zijn ten opzichte van de partijen en hun raadslieden en die de gedragsregels opgenomen in bijlage II naleven, kunnen als voorzitter van het mini-trial comité in een CEPINA-mini-trial optreden.
2. De benoemde voorzitter van het mini-trial comité ondertekent een onafhankelijkheidsverklaring. Hij deelt schriftelijk aan het Secretariaat de feiten en omstandigheden mee, die ertoe zouden kunnen leiden dat zijn onafhankelijkheid door de partijen in twijfel wordt getrokken. Het Secretariaat moet deze informatie schriftelijk meedelen aan de partijen en hen een termijn geven om hun eventuele opmerkingen te laten kennen.
3. Indien in de loop van de arbitrageprocedure zich feiten en omstandigheden voordoen, van dezelfde aard als deze vermeld in lid 2 van dit artikel, brengt de voorzitter van het mini-trial comité deze onmiddellijk schriftelijk ter kennis van het Secretariaat en de partijen.
4. De beslissingen van het Benoemingscomité of de Voorzitter inzake de benoeming of de vervanging van een voorzitter van het mini-trial comité zijn niet aanvechtbaar. Deze beslissingen moeten niet gemotiveerd worden.
5. Door het aanvaarden van zijn opdracht, verbindt de voorzitter van het mini-trial comité er zich toe om deze tot het einde uit te voeren in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement.
6. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, legt de voorzitter van het mini-trial comité zichzelf het verbod op om de functie van arbiter, vertegenwoordiger of raadsman van een partij te vervullen in een arbitrale of gerechtelijke procedure betreffende het geschil dat het voorwerp is geweest van een mini-trial.
Artikel 11 Het mini-trial comité
1. Het mini-trial comité bestaat uit: de voorzitter van het mini-trial comité en twee bijzitters, die elk de partij die hen heeft aangewezen kunnen verbinden krachtens een algemene of bijzondere volmacht.
2. Wanneer meer dan twee partijen in de mini-trial betrokken zijn, wijst elk der partijen, behoudens andersluidende overeenkomst, één bijzitter aan om deel uit te maken van het mini-trial comité.
3. Het Benoemingscomité of de Voorzitter benoemt de voorzitter van het mini-trial comité nadat de in artikel 20 voorziene provisie voor mini-trialkosten werd betaald door de partijen of één van hen. Het houdt hierbij meer bepaald rekening met de beschikbaarheid, de kwalificaties en de bekwaamheid van de voorzitter van het mini-trial comité om de mini-trial te voeren overeenkomstig dit reglement.
Artikel 12 Vervanging van de voorzitter van het mini-trial comité
1. Bij overlijden, behoorlijk aanvaarde terugtrekking, verhindering, ontslag of op verzoek van alle partijen, wordt de voorzitter van het mini-trial comité vervangen.
2. De voorzitter van het mini-trial comité wordt eveneens vervangen indien het Benoemingscomité of de Voorzitter vaststelt dat deze de jure of de facto verhinderd is zijn functie uit te oefenen of zijn functie niet uitoefent in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement of binnen de toegekende termijnen.
In voorkomend geval neemt het Benoemingscomité of de Voorzitter een beslissing nadat het de betrokken voorzitter van het mini-trial comité, de bijzitters en de partijen heeft uitgenodigd om hun opmerkingen schriftelijk aan het Secretariaat over te maken, binnen de door het Secretariaat bepaalde termijn. Deze opmerkingen worden over en weer meegedeeld aan de partijen en aan het mini-trial comité.
DE MINI-TRIALPROCEDUREArtikel 13 Overhandiging van het dossier aan het mini-trial comité
Het Secretariaat overhandigt het dossier aan het mini-trial comité na zijn benoeming en wanneer de provisie voor mini-trialkosten werd integraal voldaan.
Artikel 14 Taal van de mini-trial
1. De partijen bepalen in onderling akkoord de taal waarin de mini-trial wordt gevoerd. Bij gebrek aan overeenstemming tussen de partijen, bepaalt de voorzitter van het mini-trial comité, na overleg met zijn bijzitters, de taal of talen van de mini-trial, rekening houdend met de omstandigheden, waaronder de taal van de overeenkomst.
2. De voorzitter van het mini-trial comité beslist, na overleg met zijn bijzitters, eigenmachtig wie en in welke verhouding de lasten van eventuele vertaalkosten draagt.
Artikel 15 Zetel van de mini-trial
1. Het Benoemingscomité of de Voorzitter bepaalt de zetel van de mini-trial, tenzij de partijen deze onderling bepaalden.
2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen en na hen geraadpleegd te hebben, kan het mini-trial comité op elke plaats die het daartoe geschikt acht, zittingen en bijeenkomsten houden.
3. Het mini-trial comité kan beraadslagen op elke plaats die het daartoe geschikt acht.
Artikel 16 Onderzoek van de zaak
1. De voorzitter van het mini-trial comité kan, na overleg met zijn bijzitters, de partijen verzoeken bijkomende toelichtingen en stukken voor te leggen.
2. De voorzitter van het mini-trial comité bepaalt, na overleg met zijn bijzitters, de dag, het uur en de plaats van een bijeenkomst in aanwezigheid van de partijen.
3. De voorzitter van het mini-trial comité zit de bijeenkomst voor en biedt de partijen de gelegenheid hun standpunt uiteen te zetten.
4. De zittingen zijn niet openbaar. Behoudens toestemming van het mini-trial comité en van de partijen zijn de zittingen niet toegankelijk voor personen die niet in het geding betrokken zijn.
5. De partijen verschijnen ofwel persoonlijk, ofwel via een behoorlijk daartoe gevolmachtigde of raadsman.
6. Na de bijeenkomst overlegt de voorzitter van het mini-trial comité met zijn bijzitters met het oog op het bereiken van een akkoord. De voorzitter van het mini-trial comité beschikt hierbij over de ruimste bevoegdheid om te ondernemen wat volgens hem redelijkerwijze een akkoord kan bewerkstelligen. Hij kan te dien einde, onder meer, in overleg treden met elk van zijn bijzitters afzonderlijk.
HET AKKOORD EN EINDE VAN DE MINI-TRIALArtikel 17 Akkoord
1. Wanneer het overleg tot een akkoord tussen de partijen leidt, wordt dit in een schriftelijke en door de bijzitters, in naam en voor rekening van de partijen, ondertekende akte vastgelegd. Deze akte bevat de precieze verbintenissen van iedere partij.
De voorzitter van het mini-trial comité stelt vervolgens een proces-verbaal op dat vaststelt dat de partijen een akkoord bereikten en ondertekent dit samen met de bijzitters, die in naam en voor rekening van de partijen ondertekenen. Hij stuurt een kopie van dit proces-verbaal aan het Secretariaat.
2. Wordt er geen akkoord bereikt, dan neemt de voorzitter van het mini-trial comité dit gegeven op in een proces-verbaal dat hij ondertekent en ter kennis brengt van het Secretariaat.
Artikel 18 Einde van de mini-trial
1. Indien het overleg tot een akkoord leidt, neemt de mini-trial een einde door de ondertekening door de bijzitters, in naam en voor rekening van de partijen, en de voorzitter van het mini-trial comité van het proces-verbaal dat het akkoord vaststelt.
2. Indien geen akkoord werd bereikt, neemt de mini-trial een einde door de schriftelijke kennisgeving door de voorzitter van het mini-trial comité van het proces-verbaal dat dit gegeven vaststelt aan het Secretariaat.
3. Indien een partij, na behoorlijk te zijn opgeroepen, niet verschijnt, neemt de mini-trial een einde door de schriftelijke kennisgeving van dit feit door de voorzitter van het mini-trial comité aan het Secretariaat.
4. Elke partij kan ten allen tijde weigeren de mini-trial voort te zetten. In dat geval neemt de mini-trial een einde door de schriftelijke kennisgeving van deze weigering aan het Secretariaat en aan de voorzitter van het mini-trial comité, voor zover deze laatste reeds benoemd is.
5. De voorzitter van het mini-trial comité kan, na overleg met zijn bijzitters, beslissen dat het voortzetten van de mini-trial niet langer gerechtvaardigd is. In voorkomend geval neemt de mini-trial een einde door de schriftelijke kennisgeving van dit feit door de voorzitter van het mini-trial comité aan het Secretariaat.
DE MINI-TRIALKOSTENArtikel 19 Aard en bedrag van de mini-trialkosten
1. De mini-trialkosten omvatten het honorarium en de kosten van de voorzitter van het mini-trial comité, evenals de administratieve kosten van CEPINA. Ze worden door het Secretariaat vastgesteld rekening houdend met het totaalbedrag van de hoofdvordering en de tegenvordering, en overeenkomstig de tarieflijst voor mini-trial geldig op het ogenblik van de aanvangsdatum van de mini-trial.
2. De honoraria en kosten van de bijzitter zijn ten laste van de partij die hem aanstelde. De andere kosten en uitgaven verbonden aan de mini-trial, zoals de uitgaven gedaan door de partijen, behoren niet tot de mini-trialkosten. Zij vallen ten laste van de partij die ze maakt.
3. Indien bijzondere omstandigheden dit vereisen, kan het Secretariaat de mini-trialkosten vaststellen op een hoger of lager bedrag dan wat uit de toepassing van de tarieflijst voor mini-trial voortvloeit.
4. Bij gebrek aan een totale of gedeeltelijke raming van de vorderingen stelt het Secretariaat, op basis van de beschikbare elementen, het totaalbedrag van het geschil vast, op basis waarvan de mini-trialkosten zullen berekend worden.
5. In de loop van de procedure kan het Secretariaat het bedrag van de mini-trialkosten aanpassen indien uit de omstandigheden van de zaak of uit nieuwe vorderingen blijkt dat het geschil omvangrijker is dan aanvankelijk werd bevonden.
Artikel 20 De provisie voor mini-trialkosten
1. Ter dekking van de overeenkomstig artikel 19, lid 1 bepaalde mini-trialkosten wordt, voorafgaand aan de benoeming van de voorzitter van het mini-trial comité door het Benoemingscomité of de Voorzitter, door de partijen aan CEPINA een provisie voor mini-trialkosten betaald.
2. Indien de mini-trialkosten in de loop van de procedure moeten aangepast worden, geeft dit, op dat ogenblik, aanleiding tot het vaststellen van een aanvullende provisie.
3. Zowel de provisie als de aanvullende provisie is in gelijke delen verschuldigd door de eisende partij en de verwerende partij. Iedere partij kan evenwel de totaliteit van de provisie ten laste nemen, indien de andere partij nalaat haar deel van de provisie te betalen.
4. Indien het bedrag van de provisie € 50.000,00 overschrijdt, kan de betaling van de provisie door middel van een bankgarantie geschieden.
5. Indien aan een verzoek tot betaling van een aanvullende provisie niet wordt voldaan, kan het Secretariaat, na raadpleging van het mini-trial comité, het uitnodigen zijn opdracht op te schorten en een termijn van minstens vijftien dagen vaststellen, na verloop van welke de vordering en/of tegenvordering op basis waarvan de aanvullende provisie werd berekend, geacht wordt ingetrokken te zijn. Een dergelijke intrekking verhindert niet dat de betreffende partij op een later tijdstip dezelfde vordering of tegenvordering opnieuw indient.
Artikel 21 Beslissing over de mini-trialkosten
1. Het definitieve eindbedrag van de mini-trialkosten wordt door het Secretariaat vastgesteld.
2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, betalen de partijen een gelijk deel van de mini-trialkosten.
3. Het proces-verbaal dat het tot stand gekomen akkoord tussen de partijen vaststelt, vermeldt de mini-trialkosten, zoals deze definitief werden vastgesteld door het Secretariaat en vermeldt het eventuele akkoord van de partijen betreffende de verdeling ervan.