Arbitragekosten
Bookstore
Contact
Home
III. 2.1.b. Reglement
U kan hier het reglement 
downloaden
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Toepassingsgebied
Afdeling IV is van toepassing wanneer één of meerdere partijen voor de beslechting van zijn of hun geschil beroep willen doen op de mediatie volgens het CEPINA-reglement. Het is niet vereist dat voorafgaandelijk aan het geschil een mediatie-overeenkomst werd afgesloten.
Het begrip mediatie verwijst naar een procedure, ongeacht of zij de naam mediatie of bemiddeling of een gelijkwaardige benaming draagt, waarin de partijen aan een derde persoon (de mediator) vragen hen te helpen bij hun inspanningen om tot een minnelijke regeling te komen van een geschil dat voortvloeit uit of verbonden is met een juridische, contractuele of andere verhouding. De mediator bezit niet de bevoegdheid om een oplossing aan de partijen op te leggen.
Artikel 2 Plicht tot geheimhouding van de mediator, de partijen en de raadslieden
1. De mediator, de partijen en hun raadslieden zijn tot geheimhouding verplicht.
2. In geen geval mag, in een arbitrale of gerechtelijke procedure, gewag worden gemaakt van wat is gedaan, gezegd of geschreven met het oog op het bereiken van een akkoord dat uiteindelijk niet werd bereikt.
HET INLEIDEN VAN DE PROCEDUREArtikel 3 Verzoek tot mediatie
De partij die een beroep wenst te doen op de mediatie overeenkomstig het CEPINA-reglement, dient daartoe een verzoek tot mediatie in bij het Secretariaat.
Het verzoek tot mediatie bevat onder meer de volgende gegevens:
a) naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres en in voorkomend geval het BTW-nummer van ieder der partijen;
b) een uiteenzetting over de aard en de omstandigheden van het geschil, dat aan de vordering ten grondslag ligt;
c) het onderwerp van de vordering, een samenvatting van de ingeroepen middelen en, indien mogelijk, een raming van de gevorderde bedragen;
d) aanwijzingen betreffende de zetel en de taal van de mediatie en de toepasselijke rechtsregels.
e) het bewijs van de betaling van de registratiekosten zoals bepaald in artikel 2 bijlage I.II.
(Gewijzigd bij beslissing van de algemene vergadering van CEPINA op 13 juni 2007)
Het verzoek moet vergezeld zijn van een kopie van de gesloten overeenkomsten, van de briefwisseling tussen de partijen en van alle overige nuttige stukken.
Het verzoek tot mediatie en bijlagen bij dit verzoek moeten ingediend worden in zoveel exemplaren als er tegenpartijen zijn, vermeerderd met één exemplaar bestemd voor de mediator en één exemplaar bestemd voor het Secretariaat.
Artikel 4 Beantwoording van het verzoek tot mediatie
1. Voor zover het mediatiedossier volledig is in de zin van artikel 3, stelt het Secretariaat de verweerder zo snel mogelijk in kennis van het verzoek tot mediatie en verleent hem een termijn van vijftien dagen om zijn deelname aan de poging tot mediatie te aanvaarden of te weigeren.
2. Bij gebrek aan een bevestigend antwoord binnen deze termijn, wordt het verzoek tot mediatie als onbestaande beschouwd. Het Secretariaat stelt de eiser daarvan onmiddellijk in kennis.
Aanvaardt de verweerder om deel te nemen aan de mediatie, dan wordt de mediatie geacht aan te vangen op de dag waarop de verweerder dit aan het Secretariaat meedeelt. Het Secretariaat bevestigt de aanvangsdatum van de mediatie aan de partijen.
3. Op gemotiveerd verzoek van de verweerder of zelfs ambtshalve, kan het Secretariaat de in lid 1 bepaalde termijn verlengen.
Artikel 5 Gevolgen van de overeenkomst tot mediatie
Indien de partijen overeenkomen een beroep te doen op de mediatie overeenkomstig het CEPINA-reglement, onderwerpen zij zich aan het reglement, met inbegrip van de bijlagen, dat van kracht is op het ogenblik van de aanvangsdatum van de mediatie, tenzij zij uitdrukkelijk overeenkomen om zich te onderwerpen aan het reglement van toepassing op het tijdstip van de totstandkoming van de mediatie-overeenkomst
Artikel 6 Schriftelijke kennisgevingen of mededelingen en termijnen
1. Het verzoek tot mediatie, het antwoord op het verzoek tot mediatie, de memories of conclusies en de benoeming van de mediator kunnen geldig gebeuren door afgifte tegen ontvangstbewijs, per aangetekende brief, per koerier, per telefax of door ieder ander telecommunicatiemiddel dat toelaat een bewijs van verzending te bekomen. Alle andere kennisgevingen of mededelingen gedaan ter uitvoering van dit reglement kunnen geldig gebeuren door iedere andere vorm van schriftelijke communicatie.
Indien een partij vertegenwoordigd wordt door een raadsman, gebeuren de kennisgevingen en mededelingen aan deze laatste, tenzij deze partij anders verzoekt.
De kennisgevingen of mededelingen zijn geldig als zij verstuurd zijn aan het laatst bekende adres van de bestemmeling, zoals dit meegedeeld werd door de bestemmeling zelf, of desgevallend, door de tegenpartij.
2. Een kennisgeving of een mededeling verricht in overeenstemming met lid 1 wordt geacht te zijn gedaan wanneer zij werd ontvangen of zou moeten ontvangen zijn door de partij zelf, haar vertegenwoordiger of haar raadsman.
3. De in dit reglement bepaalde termijnen beginnen te lopen op de dag na die waarop een kennisgeving of mededeling overeenkomstig het voorgaande lid geacht wordt gedaan te zijn. Indien de laatste dag van de verleende termijn een officiële feestdag is of geen werkdag is in het land waar de kennisgeving of mededeling moet worden gedaan, verstrijkt de termijn aan het eind van de eerstvolgende werkdag.
Een kennisgeving of mededeling die in overeenstemming met lid 1 van dit artikel verzonden werd vóór of op de laatste dag van de toegekende termijn, wordt geacht tijdig ingediend te zijn.
DE MEDIATORArtikel 7 Algemene bepalingen
1. Uitsluitend personen die onafhankelijk zijn ten opzichte van de partijen en hun raadslieden en die de gedragsregels opgenomen in bijlage II naleven, kunnen als mediator in een CEPINA-mediatie optreden.
2. Het Benoemingscomité of de Voorzitter benoemt de mediator. De partijen kunnen ook de mediator in onderling akkoord ter aanvaarding voordragen aan het Benoemingscomité of de Voorzitter.
3. De benoemde of aanvaarde mediator ondertekent een onafhankelijkheidsverklaring. Hij deelt schriftelijk aan het Secretariaat de feiten en omstandigheden mee, die ertoe zouden kunnen leiden dat zijn onafhankelijkheid door de partijen in twijfel wordt getrokken. Het Secretariaat moet deze informatie schriftelijk meedelen aan de partijen en hen een termijn geven om hun eventuele opmerkingen te laten kennen.
4. Indien in de loop van de mediatie zich feiten en omstandigheden voordoen, van dezelfde aard als deze vermeld in lid 3 van dit artikel, brengt de mediator deze onmiddellijk schriftelijk ter kennis aan het Secretariaat en de partijen.
5. De beslissingen van het Benoemingscomité of de Voorzitter inzake de benoeming, aanvaarding of de vervanging van een mediator zijn niet aanvechtbaar. Deze beslissingen moeten niet gemotiveerd worden.
6. Door het aanvaarden van zijn opdracht, verbindt de mediator er zich toe om deze tot het einde uit te voeren in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement.
6. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, legt de mediator zichzelf het verbod op om de functie van arbiter, vertegenwoordiger of raadsman van een partij te vervullen in een arbitrale of gerechtelijke procedure betreffende een geschil dat het voorwerp is geweest van een mediatie.
Artikel 8 Benoeming van de mediator
Het Benoemingscomité of de Voorzitter benoemt of aanvaardt de mediator binnen een termijn van acht dagen nadat de in artikel 17 voorziene provisie voor mediatiekosten werd betaald door de partijen of één van hen. Het houdt hierbij meer bepaald rekening met de beschikbaarheid, de kwalificaties en de bekwaamheid van de mediator om de mediatie te voeren overeenkomstig dit reglement.
Artikel 9 Vervanging van de mediator
1. Bij overlijden, behoorlijk aanvaarde terugtrekking, verhindering, ontslag of op verzoek van alle partijen, wordt de mediator vervangen.
2. De mediator wordt eveneens vervangen indien het Benoemingscomité of de Voorzitter vaststelt dat de mediator de jure of de facto verhinderd is zijn functie uit te oefenen of zijn functie niet uitoefent in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement of binnen de toegekende termijnen.
In voorkomend geval neemt het Benoemingscomité of de Voorzitter een beslissing nadat het de mediator en de partijen heeft uitgenodigd om hun opmerkingen schriftelijk aan het Secretariaat over te maken, binnen de door het Secretariaat bepaalde termijn. Deze opmerkingen worden over en weer meegedeeld aan de partijen en aan de mediator.
DE MEDIATIEArtikel 10 Overhandiging van het dossier aan de mediator
Het Secretariaat overhandigt het dossier aan de mediator na zijn benoeming of aanvaarding en wanneer de provisie voor mediatiekosten integraal voldaan werd.
Artikel 11 Taal van de mediatie
1. De partijen bepalen in onderling akkoord de taal waarin de mediatie wordt gevoerd.
Bij gebrek aan overeenstemming tussen de partijen, bepaalt de mediator de taal of talen van de mediatie, rekening houdend met de omstandigheden, waaronder de taal van de overeenkomst.
2. De mediator beslist eigenmachtig wie en in welke verhouding de lasten van eventuele vertaalkosten draagt.
Artikel 12 Zetel van de mediatie
1. Het Benoemingscomité of de Voorzitter bepaalt de zetel van de mediatie, tenzij de partijen deze onderling bepaalden.
2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen en na hen geraadpleegd te hebben, kan de mediator op elke plaats die hij daartoe geschikt acht, zittingen en bijeenkomsten houden.
Artikel 13 Onderzoek van de zaak
1. De mediator organiseert vrij de poging tot mediatie.
2. Onmiddellijk na zijn benoeming, verleent de mediator aan de partijen een termijn om hun middelen aan te voeren.
3. Nadat hij de middelen van ieder der partijen heeft ontvangen, onderzoekt de mediator de zaak en doet hij aan de partijen een voorstel tot mediatie.
4. De zittingen zijn niet openbaar. Behoudens toestemming van de mediator en van de partijen zijn de zittingen niet toegankelijk voor personen die niet in het geding betrokken zijn.
5. De partijen verschijnen ofwel persoonlijk, ofwel via een behoorlijk daartoe gevolmachtigde of raadsman.
AKKOORD EN EINDE VAN DE MEDIATIEArtikel 14 Het proces-verbaal
1. Wanneer de mediatie tot een akkoord tussen partijen leidt, wordt dit in een schriftelijke en door hen ondertekende akte vastgelegd. Deze akte bevat de precieze verbintenissen van iedere partij.
De mediator stelt vervolgens een proces-verbaal op dat vaststelt dat de partijen een akkoord bereikten en ondertekent dit samen met de partijen. De mediator stuurt een kopie van dit proces-verbaal aan het Secretariaat.
2. Wordt er geen akkoord bereikt, dan neemt de mediator dit gegeven op in een proces-verbaal dat hij ondertekent en ter kennis brengt van het Secretariaat.
Artikel 15 Einde van de mediatie
1. Indien de mediatie tot een akkoord leidt, neemt deze een einde door de ondertekening door de partijen en de mediator van het proces-verbaal dat dit akkoord vaststelt.
2. Indien geen akkoord werd bereikt, neemt de mediatie een einde door de kennisgeving door de mediator van het proces-verbaal dat dit gegeven vaststelt aan het Secretariaat.
3. Indien een partij, na behoorlijk te zijn opgeroepen, niet verschijnt, neemt de mediatie een einde door de schriftelijke kennisgeving van dit feit door de mediator aan het Secretariaat.
4. Elke partij kan ten allen tijde weigeren de mediatie voort te zetten. In dat geval neemt de mediatie een einde door de schriftelijke kennisgeving van deze weigering aan het Secretariaat en aan de mediator, voor zover deze laatste reeds benoemd is.
5. De mediator kan beslissen dat het voortzetten van de mediatie niet langer gerechtvaardigd is. In voorkomend geval neemt de mediatie een einde door de schriftelijke kennisgeving van dit feit door de mediator aan het Secretariaat.
DE MEDIATIEKOSTENArtikel 16 Aard en bedrag van de mediatiekosten
1. De mediatiekosten omvatten het honorarium en de kosten van de mediator evenals de administratieve kosten van CEPINA. Ze worden door het Secretariaat vastgesteld rekening houdend met het totaalbedrag van de hoofdvordering en de tegenvordering, en overeenkomstig de tarieflijst voor mediatie geldig op het ogenblik van aanvangsdatum van de mediatie.
2. De andere kosten en uitgaven verbonden aan de mediatie, zoals de uitgaven gedaan door de partijen, behoren niet tot de mediatiekosten. Zij vallen ten laste van de partij die ze maakt.
3. Indien bijzondere omstandigheden dit vereisen, kan het Secretariaat de mediatiekosten vaststellen op een hoger of lager bedrag dan wat uit de toepassing van de tarieflijst voor mediatie voortvloeit.
4. Bij gebrek aan een totale of gedeeltelijke raming van de vorderingen stelt het Secretariaat, op basis van de beschikbare elementen, het totaalbedrag van het geschil vast, op basis waarvan de mediatiekosten zullen berekend worden.
5. In de loop van de procedure kan het Secretariaat het bedrag van de mediatiekosten aanpassen indien uit de omstandigheden van de zaak of uit nieuwe vorderingen blijkt dat het geschil omvangrijker is dan aanvankelijk werd bevonden.
Artikel 17 De provisie voor mediatiekosten
1. Ter dekking van de overeenkomstig artikel 16, lid 1 bepaalde mediatiekosten wordt, voorafgaand aan de benoeming van de mediator door het Benoemingscomité of de Voorzitter, door de partijen aan CEPINA een provisie voor mediatiekosten betaald.
2. Indien de mediatiekosten in de loop van de procedure moeten aangepast worden, geeft dit, op dat ogenblik, aanleiding tot het vaststellen van een aanvullende provisie.
3. Zowel de provisie als de aanvullende provisie is in gelijke delen verschuldigd door de eisende partij en de verwerende partij. Iedere partij kan evenwel de totaliteit van de provisie ten laste nemen, indien de andere partij nalaat haar deel van de provisie te betalen.
4. Indien het bedrag van de provisie € 50.000,00 overschrijdt, kan de betaling van de provisie door middel van een bankgarantie geschieden.
5. Indien aan het verzoek tot betaling van een aanvullende provisie niet wordt voldaan, kan het Secretariaat, na raadpleging van de mediator, hem uitnodigen zijn opdracht op te schorten en een termijn van minstens vijftien dagen vaststellen, na verloop van welke de vordering en/of tegenvordering op basis waarvan de aanvullende provisie berekend werd, geacht wordt ingetrokken te zijn. Een dergelijke intrekking verhindert niet dat de betreffende partij op een later tijdstip dezelfde vordering of tegenvordering opnieuw indient.
Artikel 18 Beslissing over de mediatiekosten
1. Het definitieve eindbedrag van de mediatiekosten wordt door het Secretariaat vastgesteld.
2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, betalen de partijen een gelijk deel van de mediatiekosten.
3. Het proces-verbaal dat het tot stand gekomen akkoord tussen partijen vaststelt, vermeldt de mediatiekosten, zoals deze definitief werden vastgesteld door het Secretariaat en vermeldt het eventuele akkoord van de partijen betreffende de verdeling ervan.