CEPINA

III. 1.2.d. Arbiters

Voor de arbiter die werd benoemd in een arbitrage met beperkt geldelijk belang gelden dezelfde gedragsregels als voor alle andere door CEPINA benoemde arbiters. Ook arbiters benoemd in een arbitrage met beperkt geldelijk belang moeten de onafhankelijkheidsverklaring voor arbiters ondertekenen. Ook wat de wijze van vergoeding betreft gelden dezelfde regels.

Aanbevelingen voor de arbiter in een arbitrage met beperkt geldelijk belang

Tijdschema van de procedure

Het arbitragereglement voor geschillen met beperkt geldelijk belang voorziet in een strikte procedurekalender. Het nauwgezet naleven van deze termijnen, is één van de basiskenmerken van het succes van deze procedure.

Elke termijnverlenging die door de arbiter aan het Secretariaat wordt gevraagd, moet dus uitvoerig gerechtvaardigd en gemotiveerd worden.

1.2. Het Secretariaat informeert regelmatig de partijen over beslissingen of handelingen van de arbiter die gevolgen hebben voor de duur van de procedure (verzoek om uitstel e.d.…).

BTW

Sommige arbiters zijn BTW-plichtig en moeten BTW aanrekenen op hun honoraria en kosten, terwijl andere daarvan zijn vrijgesteld.

CEPINA is bereid die BTW te innen wanneer de arbiter binnen een termijn van 8 dagen na zijn benoeming aan het Secretariaat laat weten dat hij BTW-plichtig is. Doet hij dat niet, dan dient hij zelf rechtstreeks bij de partijen de BTW in te vorderen die deze verschuldigd zijn.

Het Secretariaat zal dus niet instaan voor de invordering van de BTW wanneer zij bijvoorbeeld pas in de loop van of aan het einde van een arbitrageprocedure van de BTW-plichtigheid in kennis wordt gesteld.

Kosten gemaakt tijdens de arbitrage

Wanneer de arbitrale uitspraak werd gedaan, deelt de arbiter onverwijld aan het Secretariaat het bedrag mee van de kosten die werden gemaakt (secretariaat, vertaalkosten, huur van lokalen, vervoer, hotel ...)

Honoraria

Op basis van de tarieflijst voor arbitrage, die een bijlage vormt aan het CEPINA-reglement, bepaalt het Secretariaat een provisie voor arbitragekosten ter dekking van de honoraria van de arbiter en de administratieve kosten van het Secretariaat.

De arbiter wordt pas benoemd zodra de provisie voor arbitragekosten integraal werd betaald.

Indien in de loop van de arbitrage blijkt dat het door de partijen gevorderde bedrag niet meer overeenstemt met de oorspronkelijke inzet van het geschil moet de arbiter het Secretariaat vragen om de provisie aan te passen. Het is niet wenselijk het einde van de procedure af te wachten om eventueel een aanpassing van de provisie te vragen.

Van de uitspraak wordt aan de partijen pas kennis gegeven wanneer de integrale provisie werd betaald. Iedere vertraging in de mededeling van gegevens waardoor de oorspronkelijke provisie verhoogd kan worden, vertraagt bijgevolg de kennisgeving van de arbitrale uitspraak.

Wanneer er tussen de partijen een minnelijke schikking tot stand komt vóór het einde van de procedure, wordt een deel van de provisie voor arbitragekosten aan de partijen terugbetaald. De omvang van deze terugbetaling is afhankelijk van het door de arbiters reeds verrichte werk en wordt vastgesteld door het Secretariaat.

Indien in de loop van de procedure blijkt dat het geschil bijzonder complex is, kan de arbiter dit melden aan het Secretariaat, dat de mogelijkheid zal onderzoeken om een aanvullende provisie te vragen.

Kennisgeving

De arbiter deelt iedere procedurele ordonnantie mee aan het Secretariaat en aan de partijen.

De arbitrale uitspraak wordt uitsluitend door het Secretariaat aan de partijen meegedeeld.

Het is dus niet aan de arbiter om van deze uitspraak kennis te geven en evenmin om een datum op te geven waarop die aan de partijen zal worden meegedeeld.

Bij deze kennisgeving vraagt het Secretariaat aan de partijen of zij wensen dat het de uitspraak neerlegt bij de griffie van de rechtbank van eerste aanleg van de plaats waar de uitspraak is verleend.

Partijen

Bij de aanvang van de arbitrage, moet de arbiter aan de partijen de naam, de hoedanigheid, het juiste adres, alsook het telefoonnummer, faxnummer en emailadres vragen van de persoon aan wie de briefwisseling kan worden gericht.

Dit is vooral van belang wanneer de partijen handelsvennootschappen zijn.

Deze informatie moet onverwijld aan het Secretariaat worden meegedeeld.

De Arbitrale uitspraak

De arbiter bezorgt de arbitrale uitspraak aan het Secretariaat in zoveel exemplaren als er partijen zijn, vermeerderd met één exemplaar voor het Secretariaat.

Tevens wordt de arbiter verzocht om een electronische versie van de arbitrale uitspraak, hetzij per e-mail, hetzij op diskette aan het Secretariaat te bezorgen en dit om de bewaring te vergemakkelijken van uitspraken die zijn gedaan in het kader van een CEPINA-arbitrageprocedure.