La section IV s'applique si une ou des parties veulent recourir à la médiation suivant le règlement du CEPANI pour la résolution de leur litige. Il n’est pas requis que préalablement au litige, une convention de médiation soit conclue.

 

Le terme “médiation” désigne une procédure, qu’elle porte le nom de médiation, de conciliation ou un nom équivalent, dans laquelle les parties demandent à une tierce personne (le médiateur) de les aider dans leurs efforts pour parvenir à un règlement amiable d’un litige découlant d’un rapport juridique, contractuel ou autre, ou lié à un tel rapport. Le médiateur n’a pas le pouvoir d’imposer aux parties une solution au litige.

 

 

 

1.  Le médiateur, les parties et leurs conseils sont tenus au secret.

 

2.  Il ne peut être fait état, dans une procédure arbitrale ou judiciaire, de ce qui est fait, dit ou écrit en vue d’un accord qui n’aboutit pas.

 

 

 

 

La partie qui désire recourir à la médiation du CEPANI, en adresse la demande au Secrétariat.

 

La demande de médiation contient notamment les indications suivantes:

 

a)  les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse e-mail et, le cas échéant, le numéro de TVA de chacune des parties;

 

b)  un exposé de la nature et des circonstances du litige à l’origine de la demande;

 

c)  l’objet de la demande, un résumé des moyens invoqués et, si possible, l’estimation des montants réclamés;

 

d) des indications relatives au siège et à la langue de la médiation ainsi qu’aux règles de droit applicables.

 

e) de la preuve du paiement des frais d’enregistrement comme déterminé à l’article 2 de l’annexe I.II.

(Ainsi modifié par décision de l’assemblée générale du CEPANI du 13 juin 2007) *

 

La demande doit être accompagnée de la copie des conventions intervenues, de la correspondance échangée entre parties et de toutes autres pièces utiles.

 

La demande de médiation et ses annexes doivent être établies en autant d’exemplaires qu’il y a des parties et un pour le médiateur ainsi que pour le Secrétariat.

 

 

 

1.  Dans le délai le plus bref, le Secrétariat informe le défendeur de la demande de médiation pour autant que la demande est complète conformément à l’article 3 et lui accorde un délai de quinze jours pour accepter ou refuser sa participation à la tentative de médiation.

 

2.  Faute d'une réponse affirmative dans ce délai, la demande de médiation est non avenue. Le Secrétariat en informe immédiatement le demandeur.

 

Dans l'hypothèse inverse, la médiation est considérée commencer le jour de la réception par le Secrétariat de l’acceptation du défendeur de participer à la médiation. Le Secrétariat confirme la date du début de la médiation aux parties.

 

 

3.  A la demande motivée du défendeur ou au besoin d’office, le Secrétariat peut proroger le délai fixé au paragraphe 1.

 

 

 

Lorsque les parties sont convenues d'avoir recours à la médiation conformément au règlement du CEPANI, elles se soumettent par là même au règlement, en ce compris à ses annexes, en vigueur à la date du début de la procédure de médiation, à moins qu’elles ne soient convenues expressément de se soumettre au règlement en vigueur à la date de la convention de médiation.

 

 

 

1.  La demande de médiation, la réponse à la demande de médiation, les mémoires ou conclusions, la nomination du médiateur peuvent s’effectuer valablement par remise contre reçu, par lettre recommandée, courrier, télécopie ou par tout autre moyen de télécommunication permettant de fournir une preuve de l’envoi. Les autres notifications ou communications faites en exécution du présent règlement peuvent s’effectuer valablement par tout autre moyen de communication écrite.

 

Si une partie est représentée par un conseil, toutes les notifications et communications sont faites à ce dernier, à moins que cette partie demande qu’il en soit autrement.

 

Les notifications ou communications sont valablement effectuées à la dernière adresse de la partie qui en est le destinataire, telle qu’elle a été communiquée par celle-ci ou par l’autre partie, le cas échéant.

 

2.  La notification ou la communication est considérée comme faite quand elle est reçue ou aurait dû être reçue, si elle a été valablement effectuée conformément au paragraphe 1, soit par la partie elle-même, soit par son représentant, soit par son conseil.

 

3.  Les délais fixés dans le présent règlement commencent à courir le jour suivant celui où la notification ou la communication est considérée comme faite selon le paragraphe précédent. Si le dernier jour du délai imparti est férié ou non ouvrable dans le pays où la notification ou la communication doit être faite, le délai expire à la fin du premier jour ouvrable suivant.

 

Une notification ou communication faite conformément au paragraphe 1 du présent article avant l’expiration du délai accordé ou le jour de l’expiration du délai accordé, est considérée comme effectuée à temps.

 

 

 

 

1.  Seules des personnes qui sont indépendantes à l’égard des parties et de leurs conseils et qui respectent les règles de bonne conduite reprises à l’annexe II, peuvent intervenir en qualité de médiateur dans une médiation à l’intervention du CEPANI.

 

2.  Le Comité de désignation ou le Président nomme le médiateur. Les parties peuvent également le désigner de commun accord, sous réserve de l’agrément du Comité de désignation ou du Président.

 

3.  Le médiateur nommé ou agréé signe une déclaration d’indépendance. Il signale par écrit au Secrétariat les faits ou circonstances qui pourraient être de nature à mettre en cause son indépendance dans l’esprit des parties. Le Secrétariat communique ces informations par écrit aux parties et leur fixe un délai pour faire connaître leurs observations éventuelles.

 

4.  Le médiateur fait connaître immédiatement par écrit au Secrétariat et aux parties les faits ou circonstances de même nature que ceux mentionnés sous le paragraphe 3 du présent article, qui surviendraient pendant la médiation.

 

5.  Le Comité de désignation ou le Président statue sans recours sur la nomination, la confirmation, ou le remplacement d’un médiateur. Ces décisions ne doivent pas être motivées.

 

6.  En acceptant sa mission, le médiateur s’engage à l’accomplir jusqu’à son terme au sens du présent règlement.

 

7.  Sauf convention contraire des parties, le médiateur s’interdit de remplir les fonctions d’arbitre, de représentant ou de conseil d’une partie dans une procédure arbitrale ou judiciaire relative au litige ayant fait l’objet d’une procédure de médiation.

 

 

 

Le Comité de désignation ou le Président nomme ou agrée le médiateur après le paiement par les parties ou par l’une d’entre elles de la provision pour frais de médiation, prévue à l’article 17. Il tient compte notamment de la disponibilité, des qualifications et de l’aptitude du médiateur à conduire la médiation conformément au présent règlement.

 

 

 

1.  I y a lieu à remplacement d’un médiateur en cas de décès,  de déport dûment accepté, d’empêchement, de démission ou de demande de toutes les parties.

 

2.  Il y a également lieu à remplacement d'un médiateur à l’initiative du Comité de désignation ou du Président, lorsque celui-ci constate que le médiateur est empêché pour une raison de droit ou de fait d’accomplir sa mission, ou qu’il ne remplit pas ses fonctions conformément au présent règlement ou dans les délais impartis.

Dans ce cas, le Comité de désignation ou le Président se prononce après que le médiateur et les parties aient été invités à présenter leurs observations par écrit au Secrétariat, dans le délai fixé par celui-ci. Ces observations sont communiquées aux parties et au médiateur.

 

 

 

 

Le Secrétariat transmet le dossier au médiateur après sa nomination ou son agrément, lorsque la provision pour frais de médiation est intégralement payée.

 

 

 

1.  La langue de la médiation est déterminée de commun accord par les parties.

A défaut d'accord, le médiateur fixe la ou les langues de la médiation en tenant compte des circonstances et notamment de la langue du contrat.

 

2.  Le médiateur décide souverainement à qui et dans quelle proportion incombe la charge des éventuels frais de traduction.

 

 

 

1.  Le Comité de désignation ou le Président fixe le siège de la médiation, à moins que les parties n'en soient convenues.

 

2.  A moins qu’il n’en ait été convenu autrement par les parties et après les avoir consultées, le médiateur peut tenir des audiences et réunions en tout autre endroit qu’il estime opportun.

 

 

 

1.  Le médiateur organise librement la tentative de médiation.

 

2.  Dès sa nomination, le médiateur accorde un délai aux parties pour lui fournir leurs moyens.

 

3.  Après réception de l’exposé des moyens de chacune des parties, le médiateur instruit la cause et soumet aux parties une proposition de médiation.

 

4.  Les audiences ne sont pas publiques. Sauf accord du médiateur et des parties, elles ne sont pas ouvertes aux personnes étrangères à la procédure.

 

5.  Les parties comparaissent en personne, par représentant dûment mandaté ou conseil.

 

 

 

 

1.  Lorsque la médiation aboutit à un accord entre les parties, celui-ci fait l’objet d’un écrit, signé par les parties. Cet écrit contient les engagements précis pris par chacune des parties.

 

Ensuite, le médiateur dresse et signe avec les parties, un procès-verbal qui constate qu’un accord entre les parties est intervenu et il en envoie une copie au Secrétariat.

 

2.  Si la médiation n’aboutit pas à un accord entre les parties, le médiateur consigne cette absence d’accord dans un procès-verbal qu’il signe et qu’il adresse au Secrétariat.

 

 

 

1.  Lorsqu’un accord est intervenu, la médiation prend fin par la signature des parties et du médiateur du procès-verbal qui constate cet accord.

 

2.  Lorsque la médiation n’aboutit pas à un accord, la médiation prend fin par la notification écrite par le médiateur du procès-verbal qui consigne cette absence d’accord au Secrétariat.

 

3.  Si l’une des parties, quoique régulièrement convoquée ne se présente pas, la médiation prend fin par la notification écrite par le médiateur de ce fait au Secrétariat.

 

4.  Chaque partie peut à tout moment refuser de poursuivre la médiation. Dans ce cas, la médiation prend fin par la notification écrite de ce refus au Secrétariat et au médiateur, s’il est déjà nommé.

 

5.  Le médiateur peut décider qu’il n’est plus justifié de continuer la médiation. Dans ce cas, la médiation prend fin par la notification écrite de ce fait par le médiateur au Secrétariat.

 

 

 

 

1.  Les frais de médiation comprennent les honoraires et frais du médiateur ainsi que les frais administratifs du CEPANI. Ceux-ci sont déterminés par le Secrétariat en fonction du montant total des demandes principales et reconventionnelles, conformément au barème pour frais de médiation en vigueur au moment de la date du début de la médiation.

 

2.  Les autres frais ou dépenses liées à la médiation, tels que les dépenses engagées par une partie, ne sont pas comprises dans les frais de médiation et sont à la charge de cette partie.

 

3.  Si des circonstances exceptionnelles le rendent nécessaire, le Secrétariat peut fixer les frais de médiation à un montant supérieur ou inférieur à celui qui résulterait de l’application du barème pour frais de médiation.

 

4.  A défaut de quantification des demandes, totale ou partielle, le Secrétariat arrête, d’après les éléments d’appréciation disponibles, le montant du litige sur lequel sont calculés les frais de médiation.

 

5.  En cours de procédure le montant des frais de médiation peut être ajusté par le Secrétariat s’il apparaît des circonstances de la cause ou de l’introduction de demandes nouvelles que l’importance du litige est plus grande que celle initialement retenue.

 

 

 

1.  Les frais de médiation déterminés conformément à l’article 16, paragraphe 1 font l’objet d’un versement en provision pour frais de médiation au CEPANI avant la nomination ou l’agrément du médiateur par le Comité de désignation ou le Président.

 

2.  L’ajustement éventuel des frais de médiation en cours de procédure donne lieu, à ce moment, à la constitution d’une provision complémentaire.

 

3.  La provision, de même que la provision complémentaire, est due en parts égales par le demandeur et le défendeur. Néanmoins, une partie peut payer l’intégralité de la provision si l’autre partie ne verse pas la part qui lui incombe.

 

4.  Le paiement de la provision peut s’effectuer au moyen d’une garantie bancaire à partir de € 50.000,00.

 

5.  Lorsqu’une demande de provision complémentaire n’est pas satisfaite, le Secrétariat peut, après consultation du médiateur, l’inviter à suspendre ses activités et fixer un délai qui ne saurait être inférieur à quinze jours, à l’expiration duquel la demande principale ou reconventionnelle à laquelle correspond cette provision complémentaire est considérée comme retirée. Un tel retrait ne prive pas la partie concernée du droit de réintroduire ultérieurement la même demande ou demande reconventionnelle dans le cadre d’une autre procédure.

 

 

 

1.  Le montant final des frais de médiation est fixé définitivement par le Secrétariat.

 

2.  Sauf convention contraire, les parties paient les frais de médiation par parts égales.

 

3.  Le Procès-verbal qui constate qu’un accord est intervenu entre les parties et qui est signé par le médiateur et les parties, mentionne les frais de médiation tels qu’arrêtés définitivement par le Secrétariat et constate l’accord éventuel des parties sur la répartition des frais de médiation.

 

 

* Le paiement doit s’effectuer par virement:

Banques:

FORTIS BANQUE, Montagne du Parc 3, 1000 Bruxelles
Numéro de compte 210-0076085-89
IBAN: BE 45 2100 0760 8589
BIC: GEBABEBB

KBC
Numéro de compte 430-0169391-20

ING
Numéro de compte 310-0720414-81 

Suivie de la mention : demandeur c/ défendeur