Frais d'arbitrage
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 Comment fournir la preuve de l’envoi de la demande d’arbitrage et de ses annexes à la partie adverse et quelle en est l’importance ? La preuve de l’envoi de la demande d’arbitrage à la partie adverse peut être fournie par la remise d’une copie estampée de l’envoi par courrier, d’une copie du fax dont il ressort que l’envoi a été effectué, etc... Il est important de joindre cette preuve à la demande d’arbitrage en manière telle que le Secrétariat puisse établir avec certitude que le défendeur est déjà en possession de la demande d’arbitrage et de ses annexes. Le défendeur doit en effet dans le mois de la notification de la demande d’arbitrage formuler sa réponse à ce propos. La remise tardive de la demande d’arbitrage au défendeur empêche en effet une mise en route rapide de l’arbitrage et retarde inutilement la procédure. Comment calcule-t-on la provision pour frais d’arbitrage ? Exemple : Une procédure d’arbitrage est engagée ; elle a un enjeu financier de 250.000 EUR. Les parties demandent qu’un tribunal arbitral de trois personnes soit désigné. La provision pour frais d’arbitrage est calculée de la manière suivante :
a) honoraires des arbitres Quand le Comité de nomination ou le Président procède-t-il à la nomination du tribunal arbitral ?
La partie défenderesse a formulé une réponse à la demande d’arbitrage. A-t-on encore la possibilité d’y répondre et dans quel délai ? Les parties ne sont pas censées donner leur point de vue intégral dans la demande d’arbitrage et dans la réponse à celle-ci. Il faut seulement y donner un résumé sommaire de la demande principale et de la demande reconventionnelle. Le règlement d’arbitrage ne prévoit pas un délai pour la partie demanderesse. Toutefois, dès lors que les parties ont intégralement payé la provision pour frais d’arbitrage dans le délai d’un mois qui leur est imparti, il est procédé à la nomination du tribunal arbitral après que la réponse à la demande d’arbitrage soit parvenue au Secrétariat du CEPANI. Une des premières tâches du tribunal arbitral est notamment d’élaborer un calendrier de procédure qui règle l’échange des mémoires et des conclusions. Si les parties négligent de régler la provision, la mise en place du tribunal arbitral sera entravée jusqu’au moment où ce paiement est intervenu. Toutefois, rien n’empêche la partie demanderesse de formuler son point de vue eu égard à la réponse de la partie défenderesse et ce, sans qu’un délai strict soit imposé. Une fois nommé, quelle est la première tâche du tribunal arbitral ? La première tâche du tribunal arbitral consiste à mettre au point avec les parties un acte de mission et en même temps ou le plus rapidement possible après, un calendrier de procédure. Pour ce faire, le tribunal arbitral soumet normalement un projet aux parties et organise en vue de la signature de l’acte de mission et d’une décision sur le calendrier de procédure, une première réunion avec les parties. Qu’est-ce qu’un acte de mission et quelle en est l’utilité ? Dans l’acte de mission, le tribunal arbitral décrit avec précision notamment les demandes des parties, les adresses auxquelles la correspondance peut être envoyée, la langue et le siège de l’arbitrage et la liste des points litigieux à trancher. L’acte de mission a pour avantage de décrire à la fois pour le tribunal arbitral et pour les parties, le cadre dans lequel l’arbitrage doit se dérouler. La liste des points à trancher vise à éviter que le tribunal arbitral « oublie » ou néglige de se prononcer sur l’une ou l’autre question, ce qui sert à la sécurité juridique. Quelles sont les conséquences en ce qui concerne la provision pour frais d’arbitrage de l’introduction par la partie défenderesse d’une demande reconventionnelle ou de l’augmentation par la partie demanderesse de sa demande initiale ? Lorsque le défendeur formule une demande reconventionnelle ou que le demandeur accroît sa demande, il y a lieu à un ajustement de la provision initiale. En principe, chacune des parties doit payer la moitié de cette provision complémentaire. Toutefois, lorsque la demande reconventionnelle est d’un montant proche ou même supérieur à celui de la demande principale, des provisions distinctes peuvent être arrêtées. Ceci signifie qu’une provision est prévue pour la demande principale et une autre pour la demande reconventionnelle. Chaque partie paye la provision correspondant à sa demande. Ce qu’il faut noter c’est que le tribunal arbitral se prononce uniquement sur les demandes à propos desquelles la provision correspondante à été intégralement réglée. Comment les délais prévus dans le règlement peuvent-ils être prolongés ? Il y a deux sortes de délais : il y a d’une part, les délais imposés par le règlement du CEPANI aux parties ou au tribunal arbitral et d’autre part, les délais arrêtés de commun accord entre le tribunal arbitral et les parties. Une demande de prolongation d’un délai doit toujours être motivée. Pour obtenir une prolongation d’un délai par le CEPANI, le tribunal arbitral ou la partie doit adresser une demande motivée au Secrétariat du CEPANI. Cette demande doit parvenir au Secrétariat avant l’échéance du délai dont la prolongation est demandée. La prolongation d’un délai octroyé par le tribunal arbitral doit lui être demandée. Le CEPANI n’est pas compétent pour se prononcer à ce sujet. Comment se déroule une expertise pendant la procédure arbitrale ? Il faut bien distinguer l’expertise organisée à la demande d’une ou des parties pendant la procédure arbitrale et l’expertise prévue par la Section V du règlement du CEPANI. Cette dernière se déroule conformément aux dispositions du règlement. L’expertise organisée à la demande d'une des parties est proche de l’expertise judiciaire imposée par les tribunaux ordinaires. Le tribunal arbitral nomme des experts en tenant compte de la nature et des circonstances de la mission et des demandes spécifiques des parties. Le CEPANI recommande qu’avant même que l’expert n'entame sa mission, le tribunal arbitral réclame aux parties une provision pour les frais d’expertise et que celle-ci soit versée sur un compte fixé par le tribunal arbitral. Sauf arrangement différent entre les parties, cette provision est réglée par la partie la plus diligente. Le rapport de l’expert a valeur d’avis pour le tribunal arbitral, sauf si les parties en ont décidé autrement. Comment se fait la notification de la sentence arbitrale ? La notification de la sentence arbitrale aux parties se fait par le Secrétariat du CEPANI et non par l'arbitre ou par le tribunal arbitral. Le Secrétariat du CEPANI dépose la sentence au greffe du tribunal de première instance du siège de l’arbitrage dans le mois de la notification de la sentence mais seulement si les parties ou l’une d’entre elles le lui demandent. Il ne s’agit pas d’un délai prescrit à peine de déchéance. Il est toujours possible aux parties lorsque ce délai d’un mois est écoulé de déposer elles-mêmes la sentence. Qui se charge du dépôt de la sentence ?
Comment peut-on contribuer à ce que l’arbitrage se déroule rapidement et efficacement ? Les parties peuvent accélérer la procédure arbitrale tout d’abord en réglant rapidement la provision, en collaborant à l’établissement et à la signature de l’acte de mission, en fixant des délais stricts dans le calendrier de procédure et en évitant de solliciter des prolongations inutiles des délais. Le règlement du CEPANI prévoit un délai de deux mois pour l’établissement de l’acte de mission et du calendrier de procédure. Ensuite, le tribunal arbitral dispose d’un délai de quatre mois pour rendre sa sentence. Dans la mesure où les parties prévoient des délais plus importants pour le dépôt de leurs conclusions, ceux prévus dans le règlement du CEPANI sont prolongés à due concurrence. Pourquoi faut-il adresser au Secrétariat du Cepani une copie de toutes les communications ? Le Secrétariat du CEPANI doit recevoir une copie de toutes les communications entre les parties et le tribunal arbitral et entre le tribunal arbitral et les parties. De cette façon, le Secrétariat est parfaitement informé du déroulement de la procédure et peut intervenir pour en assurer la rapidité. Que se passe-t-il lorsqu’un accord amiable survient pendant la procédure arbitrale ? Si les parties concluent un accord amiable au cours de la procédure arbitrale, deux possibilités leur sont ouvertes. D’une part, elles peuvent demander au tribunal arbitral de constater leur accord dans une sentence. L’avantage en est que les parties disposent ainsi d’un titre qui peut faire l’objet d’une exécution forcée. D’autre part, les parties peuvent estimer que cet accord ne doit faire l’objet d’une sentence. Dans ce cas, elles doivent informer le Secrétariat du CEPANI de cet accord qui règle aussi le litige entre elles et, met fin à la procédure arbitrale. Dans les deux hypothèses, le Secrétariat du CEPANI demande aux arbitres de donner un aperçu des prestations qu’ils ont déjà effectuées et si l’accord a été ou non réalisé à leur intervention. Sur cette base, le Secrétariat arrête le montant des frais d’arbitrage et procède le cas échéant, au remboursement du montant trop perçu. |
